CTVrede BV heeft als eerste inland terminal in Nederland haar gehele buitenoperatie volledig webbased ingericht. Een bijzondere prestatie welke zorgt voor flexibiliteit, een schaalbaar businessmodel en kostenbesparing. In dit artikel interviewen wij André Klous, ICT Manager bij CTVrede, over de totstandkoming van de nieuwe en de overgang van de huidige terminal.
André: “Als CTVrede willen we bezig zijn met onze klanten en containers. De IT binnen ons bedrijf moet dat mogelijk maken en faciliteren, niet andersom.”
Visie
CTVrede heeft een duidelijke visie, met name als het gaat om automatisering. André: “Als CTVrede willen we bezig zijn met onze klanten en containers. De IT binnen ons bedrijf moet dat mogelijk maken en faciliteren, niet andersom”. Veel van mijn tijd zit in het hooghouden van de IT-infrastructuur. Ik wil deze tijd juist gebruiken om met behulp van automatiseringsoplossingen te innoveren voor onze klanten.” Zo’n drie jaar geleden is CTVrede begonnen met het uitwerken van een roadmap. Centraal stond hierbij het vraagstuk hoe de organisatie de terminal van de toekomst wil gaan bedienen en hoe we het werken op kantoor anders gaan inrichten, zodat dit meer aansluit op de wensen van deze tijd. Er zijn verschillende scenario’s uitgewerkt en tegen elkaar afgewogen. Uiteindelijk is gekozen voor een model waarbij nog slechts een beperkt serverpark bij een extern datacentrum wordt ondergebracht. De meeste administratieve pakketten (b.v. boekhouding) alsmede alle Modality-buitenapplicaties worden in een cloud omgeving gehost. De verantwoordelijkheid voor de hosting en het onderhoud verplaatst zich hiervoor naar de cloud leverancier. Deze nieuwe opzet zorgt er bovendien voor dat er met een ander licentiemodel gewerkt kan worden waarbij de facturatie van de software grotendeels maandelijks kan plaatsvinden.
Sneller inspelen op ontwikkelingen dankzij schaalbaar businessmodel
De nieuwe terminal van CTVrede op Hoogtij in Westzaan is per september 2019 volledig operationeel. Begin deze maand is ook de bestaande terminal in Amsterdam overgegaan op het werken met webapplicaties. Vandaag de dag blijkt al hoeveel voordelen CTVrede ervaart van de overgang naar het webbased werken. Zo is binnen één dag de omschakeling van het voltallige kantoorpersoneel naar thuiswerken gemaakt en kan ook de buitenoperatie zonder al te veel hinder doordraaien. De transitie naar webapplicaties voor de buitenoperatie resulteert in de volgende voordelen:
- Een schaalbaar businessmodel
- Flexibel kunnen inspelen op de markt
- Kostenreductie
André: “Het werken via webapplicaties zorgt ervoor dat we ons snel kunnen ontwikkelen. De kosten voor het bouwen van een nieuwe terminal hebben we dankzij deze transitie binnen het gestelde budget kunnen opleveren. Ook heeft de nieuwe manier van werken ervoor gezorgd dat we, na het invoeren van de verscherpte maatregelen omtrent de Covid-19 uitbraak, binnen één dag konden omschakelen zonder hinder voor onze operatie en die van onze klanten.”
CTVrede eerste inland terminal met webbased buitenoperatie
Stroomversnelling
Hoewel drie jaar geleden de visie voor een moderne, geautomatiseerde terminal er al is, ontbreekt het op dat moment nog aan de noodzaak. Wanneer begin 2019 wordt besloten een nieuwe terminal te bouwen komt het project in een stroomversnelling terecht. Binnen zes maanden na de ontwerpfase is de nieuwe terminal CTVrede Hoogtij volledig operationeel. Nog eens een half jaar later is ook de bestaande terminal in Amsterdam over op webapplicaties, zonder downtime te hebben gehad. Hoe dit gelukt is? Volgens André is Chantalle Blok, coördinator D&I, medeverantwoordelijk voor dit succes. Chantalle inventariseert de vraag van zowel de werkvloer als van kantoor, André vertaalt dit naar het technische stuk. Deze functie is uniek en al in een vroeg stadium uitgewerkt in de roadmap. Dankzij het creëren van deze nieuwe functie (ondanks dat dit in eerste instantie een extra kostenpost is) kunnen IT-projecten sneller en efficiënter ingezet worden en resulteert dit in een kortere terugverdientijd.
Concessies
Hoewel het project in een razend tempo geïmplementeerd is, verloopt het niet zonder de nodige uitdagingen. André: “In een cloud model wil je het liefst dat alles gestandaardiseerd is. Wat voor de ene terminal geldt, geldt echter niet altijd voor de andere. Dit betekent dat je procedures en werkwijzen met elkaar moet afstemmen en dus soms concessies moet doen. Dit vormt vooral een uitdaging voor degene die er uiteindelijk mee moet werken. Binnen CTVrede wordt dit proces begeleidt door de Terminal Manager en de ICT Manager, maar hierbij heb je natuurlijk vooral de input van je operators nodig, zonder hun input en inzicht kan je geen goede oplossing bieden. Momenteel zijn we nog bezig met de optimalisatie van de processen en de inrichting van het standaard basismodel om op te kunnen schalen. Het kan altijd beter, maar je moet wel kostenefficiënt blijven.”
André: “We geloven in langdurige relaties. En werken graag samen met partners die flexibel meedenken om de business doelen te halen.”
Langdurige relaties
Bij automatiseringstrajecten als deze zijn sterke partnerschappen van cruciaal belang. Leveranciers moeten zich in hetzelfde tempo mee ontwikkelen. CTVrede en Modality zijn al 23 jaar partners. Een samenwerking die gerust uitzonderlijk genoemd mag worden in een snel ontwikkelende wereld als die van ICT. We hebben van oudsher ook een sterk partnerschap met Secure logistics die de CargoCard functionaliteiten levert. Zij hebben in deze transitie ook een cruciale rol gespeeld, een goede samenwerking tussen de (externe) partners is namelijk een pre voor het slagen van zo een groot project.
André: “We geloven in langdurige relaties. En werken graag samen met partners die flexibel meedenken om de business doelen te halen.”
Klaar voor de toekomst
De overgang naar web-gebaseerde applicaties zorgen er dus voor dat CTVrede sneller kan groeien en beter kan inspelen op ontwikkelingen. Doordat er geen dataserver in eigen beheer meer is hebben zij geen omkijken naar het onderhoud hiervan, en is het nieuwe werken mogelijk geworden. Bovendien past dit binnen de visie dat kantoormedewerkers locatie-onafhankelijk hun werkzaamheden kunnen verrichten. Dit heeft niet alleen de verhuizing naar een nieuwe terminal vergemakkelijkt, maar zorgde er ook voor dat probleemloos ingesprongen kon worden op de ontwikkelingen rondom het Covid-19 virus. In samenwerking met Modality en Secure Logistics is er een terminal neergezet die klaar is voor de toekomst!
Wilt u meer weten over dit specifieke automatiseringstraject of wilt u weten wat de mogelijkheden voor u zijn om voor bepaalde systemmodules de transitie naar webbased te maken? Neem contact met ons op en wij spreken graag de details met u door.
