Prozessoptimierung in der Binnencontainerlogistik

Bei Modality setzen wir uns täglich dafür ein, die Prozesse in der Binnencontainerlogistik so optimal wie möglich zu gestalten. Unsere Kunden sind auf Binnenterminal-Aktivitäten und/oder den Transport von Containern ins und aus dem Hinterland spezialisiert. Logischerweise beginnt der Logistikprozess für unsere Kunden mit der Abholung eines Importcontainers in einem europäischen Seehafen und endet mit der Lieferung des Containers an die Entladeadresse im Hinterland (oder der Rücklieferung des leeren Containers an das Depot) und umgekehrt, wenn es sich um Exportcontainer handelt. Diese Logistikprozesse lassen sich in eine Reihe von Hauptaktivitäten unterteilen. Das Modality-System unterstützt all diese Aktivitäten. Wir werden daher regelmäßig um eine umfassende Übersicht über die verschiedenen verfügbaren Optimierungsmöglichkeiten gebeten. In diesem Artikel bieten wir Ihnen einen Überblick über die möglichen Optimierungen für jeden Hauptprozess und darüber, wie Aktivitäten automatisiert oder für jede Abteilung vereinfacht werden können.

Optimierung der Containerlogistik: vier Hauptaktivitäten
Der Transport ins und aus dem Hinterland, einschließlich Lagerung und Umschlag, lässt sich, wie oben erwähnt, in vier Hauptaktivitäten unterteilen. Diese Hauptaktivitäten bestehen wiederum aus einer Kombination aus internen und externen Prozessen. An diesen Prozessen sind mehrere Abteilungen beteiligt: Vom Kundendienst über die Planung und die operative Ausführung bis hin zur Rechnungsstellung – und von der Auftragserfassung bis hin zum Versand der endgültigen Rechnung. Innerhalb dieses Logistikprozesses unterscheiden wir die folgenden Hauptaktivitäten:

1. Order Entry (Auftragsbearbeitung)
2. Transport Planning (Transportplanung)
3. Transport Execution (Transportausführung einschließlich Terminalbetrieb)
4. Cost Control & Invoicing (Kostenkontrolle & Rechnungsstellung)

Diese Aktivitäten sind weitgehend identisch, egal ob es sich um Terminalaktivitäten oder den Containertransport per LKW, Binnenschiff oder Schienenverkehr handelt. In den folgenden Abschnitten erläutern wir, welche Aktivitäten für jeden Hauptprozess automatisiert werden können.

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1.Optimierung der Order Entry und anderer Kundendienstaktivitäten
Die Order Entry, d.h. die Erfassung aller Kundenaufträge, fällt häufig in den Zuständigkeitsbereich der Kundendienstabteilung. Neben der Auftragserfassung sorgen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Kundendienstes für die rechtzeitige Erstellung der Frachtpapiere und Zolldokumente, sie überwachen die Transport- und Lieferfristen und halten den Kunden über den Fortschritt des Transports und die Verfügbarkeit des Containers auf dem Laufenden. Darüber hinaus kann es sein, dass ein Kunde zusätzliche Dienstleistungen benötigt. Dazu gehören beispielsweise Gasmessungen, die Überprüfung der Temperatur von Kühlcontainern oder die Protokollierung der Lagerung und des Transports von Gefahrgut. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Kundendienstes sorgen dafür, dass diese zusätzlichen Dienstleistungen ordnungsgemäß registriert werden und alle Daten vollständig sind.
Was die Arbeit der Kundendienstabteilung betrifft, so kann eine Reihe von Aufgaben ganz oder teilweise automatisiert und erleichtert werden. Auf diese Weise kann die Order Entry bzw. Auftragserfassung vollständig automatisiert werden. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten. Um welche Möglichkeiten es sich dabei genau handelt, erfahren Sie in unserem Artikel: „Vier Wege zur Optimierung der Auftragsbearbeitung in der intermodalen Containerlogistik“.

Dank der automatisierten Auftragserfassung können sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kundendienstabteilung darauf konzentrieren, eventuelle Abweichungen zu antizipieren und den Fortschritt einer Bestellung zu überwachen. Fehlen Daten? Dann kann ein Mitglied des Kundendienstteams den Kunden frühzeitig kontaktieren. Der Modality Customer Service Monitor bietet einen klaren Überblick, um die Aufträge mit hoher Priorität besser zu verwalten und einen Einblick zu erhalten, welche Daten noch fehlen. Mit dem Modality Client Portal, einem Webportal mit Echtzeitanzeige, kann die Kundendienstabteilung dem Kunden Einblick in den Transportverlauf geben und muss dies nicht mehr per Telefon oder E-Mail tun. Das Client Portal kann übrigens auch genutzt werden, um einem Kunden die direkte Eingabe von Aufträgen zu ermöglichen und damit auch eine weitere Automatisierung der Auftragsabwicklung zu unterstützen.

Bietet das Terminal auch Value Added Logistics an? Dann können verschiedene Aktivitäten (automatisch) registriert werden. Unser Modul Maintenance & Repair (M&R) unterstützt die Verwaltungsabläufe rund um die Reparatur von Containern. Mit dem M&R-Modul können beispielsweise Kostenvoranschläge erstellt werden, die automatisch per EDI versandt und genehmigt werden können. Außerdem können Sie mithilfe einer von uns entwickelten Webanwendung die Temperatur von Reefercontainern ganz einfach über ein Tablet steuern und überwachen. Die Verbindung zwischen unserem Gasmessmodul und dem System von EWS stellt sicher, dass Containerstandorte in Echtzeit mit EWS ausgetauscht werden und die Bescheinigung über die Gasfreiheit automatisch mit dem Containersatz verknüpft wird, nachdem die Gasmessung durchgeführt wurde.

Mit der Optimierung von Logistikprozessen sind nicht nur effizientere, sondern auch sicherere Prozesse gemeint. Moderne Kommunikationstechnologien sorgen dafür, dass ein Freigaberecht auf sichere Weise übertragen werden kann, zum Beispiel mittels Blockchain-Technologie. Verknüpfungen zwischen dem Modality-System und Systemen wie z.B. Certified Pick up (CPu) und Secure Container Release (SCR) sorgen dafür, dass das Freigaberecht auf sichere Weise über unser System weitergeleitet werden kann und das Betrugsrisiko minimiert wird.

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2.Optimierung der Transportplanung
Bei der Planung von Containertransporten geht es um mehr als nur die möglichst effiziente Beförderung eines Containers vom Seehafen zur Be-/Entladeadresse und umgekehrt. Ein Planer muss bei der Planung mehrere Faktoren berücksichtigen, darunter Estimated Time of Arrival (ETA), Actual Time of Departure (ATD), Cargo Opening, Cargo Closing usw. Diese Faktoren ändern sich laufend. Bevor ein Planer den Transport eines Containers tatsächlich organisieren kann, muss er zumindest wissen, ob ein Container verfügbar ist und ob alle dazugehörigen Dokumente einwandfrei sind (bei den meisten Kunden ist die Kundendienstabteilung für die Anreicherung der Daten zuständig, sodass die Planungsabteilung mit vollständigen Auftragsinformationen mit der Planung beginnen kann).

Eine Möglichkeit, mehr Transparenz zu schaffen, besteht darin, die aktuellen Seeschiffsdaten automatisch direkt in das Modality-System zu übertragen. Ankunfts- und Abfahrtszeiten (ETA & ETD) sowie Cargo-Opening- und Cargo-Closing-Zeiten sind direkt im System sichtbar. sodass keine separaten Terminal-Websites mehr besucht werden müssen. Diese automatische Übertragung von Seeschiffsdaten ist durch direkte EDI-Verbindungen mit Terminalsystemen möglich. Sind direkte Verbindungen nicht möglich? Dann können die Daten mit Hilfe des „Vessel Optimizer“ von Modality und NexusZ automatisch eingepflegt werden.

Die verschiedenen Verknüpfungen mit der „Hinterland Container Notification (HCN)“ von Portbase ermöglichen einen schnelleren Datenaustausch, bei dem Schiffs-, Zug- und LKW-Besuche an den Seehafenterminals direkt über die API vorangemeldet werden können und aktuelle Statusinformationen frühzeitig im Modality-System angezeigt werden.  Dies ermöglicht es den Planern, bereits vorauszuplanen und schneller auf Problemszenarien zu reagieren. Mittlerweile haben alle unsere Kunden eine Verknüpfung und/oder Verknüpfungen zu HCN Road, HCN Barge und HCN Rail.

Sobald die vorbereitenden Aktivitäten durchgeführt worden sind, kann der Planer mit der eigentlichen Planung beginnen. Für Barge-Betreiber läuft derzeit ein Pilotprojekt mit dem „Planning Optimizer“ von Modality und NexusZ. Hierbei erhält der „Planning Optimizer“ vom Modality-System die zu planenden Container und die verfügbaren Binnenschiffe als nützlichen Input für den Planungsalgorithmus. Als Output liefert der „Planning Optimizer“ eine Planungsempfehlung für jeden Container. In diesem Pilotprojekt erfolgt die Planung derzeit noch halbautomatisch, d.h. der Planning Optimizer bietet eine Empfehlung, die vom Planer angenommen oder abgelehnt werden kann. In der letzten Phase des Pilotprojekts läuft die Planung vollautomatisch ab, sodass kaum noch manuelle Eingriffe erforderlich sind.

Eine weitere Möglichkeit, die Planung zu optimieren, besteht darin, das Modality-System mit mehr Daten anzureichern, um das System intelligenter zu machen. So können bei der LKW-Planung z.B. Fahrerberechtigungen hinzugefügt werden. Wenn ein Container mit Gefahrgut von einem Fahrer ohne ADR-Bescheinigung abgeholt werden soll, löst das Modality-System automatisch eine Warnmeldung aus.

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3.Optimierung von Transport und Terminalbetrieb
Der Containertransport lässt sich optimieren, indem während der Ausführung so viele Echtzeitdaten wie möglich über den Fortschritt des Transports gesammelt werden. Unsere Barge-App und unsere Truck-App sorgen dafür, dass aktuelle Daten gesammelt werden und verarbeiten diese verschiedenen Statusmomente in Echtzeit im Modality-System. Auf diese Weise kann ein Planer rechtzeitig erkennen, dass ein Zeitplan nicht eingehalten werden kann, und kann entsprechende Maßnahmen ergreifen. Durch die Verknüpfung mit eCMR-Anwendungen und der LKW- und Barge-App wird außerdem sichergestellt, dass die Frachtdokumente dem Fahrer oder Schiffer digital zur Verfügung stehen und die unterzeichneten Dokumente der Kundendienst- und der Rechnungsabteilung sofort zugänglich sind.

Auch am Terminal können die Statusinformationen im Modality-System verarbeitet werden. In Kombination mit einer OCR-Software (Optical Character Recogniton) werden ankommende und abfahrende LKW erfasst und der „Gate-in“- und „Gate-out“-Status automatisch im System aktualisiert. Die Kameras filmen die Oberseite und die Seite des Containers, das Fahrgestell und den LKW selbst. Die OCR-Software scannt die Kamerabilder u.a. nach Kennzeichen, Fahrgestellnummer und Containernummern. Diese Daten werden dann an das Modality-System gesendet. Bei ankommenden LKW prüft das Modality-System, ob die LKW/Container-Kombination erwartet wird, und öffnet die Schranke oder das Speedgate, wenn die Kombination korrekt ist. Auch bei der Abfahrt von LKW gleicht das Modality-System die Daten mit den im „Gate Control“-Modul enthaltenen Daten ab. So liefert das System automatisch eine genaue Darstellung der LKW, die sich zum jeweiligen Zeitpunkt am Terminal befinden.

Neben dem Einsatz von OCR-Software werden auch zunehmend Selbstbedienungsschalter installiert, um den eingehenden LKW-Verkehr bestmöglich zu leiten und abzuwickeln. Die Software an den Selbstbedienungsschaltern ist mit unserem Modul „Gate Control“ verbunden. Der Fahrer meldet sich am Selbstbedienungsschalter und gibt an, ob er einen Container abholen und/oder bringen möchte. Das Modality-System prüft dann, ob der Besuch gebucht ist und reichert die Daten auf dem Bildschirm anhand der gefundenen Buchung an. Auf diese Weise kann ein Fahrer den Anmeldevorgang selbständig durchführen; ein Gate-Mitarbeiter muss nur eingreifen, wenn Daten fehlen oder falsch sind. Insbesondere die automatische Datenanreicherung spart erhebliche Arbeitsstunden, minimiert manuelle Eingaben und verbessert den Durchsatz des eingehenden LKW-Verkehrs am Terminal.

Dank unserer Kran- und Reachstacker-Anwendung kann die Kommunikation über das Funkgerät auf ein Minimum reduziert werden. Die Anwendung bietet einen aktuellen Überblick über die LKWs, die sich derzeit am Terminal befinden, zeigt Be- und Entladelisten von Bargen und Züge an und bietet eine Suchfunktion auf Containerebene. Ein Kranführer oder Reachstackerfahrer kann dank der Anwendung leicht Prioritäten festlegen. Außerdem lassen sich Container dank der grafischen Terminalübersicht in der Anwendung leicht lokalisieren.

Unsere Terminal-Zugmaschine App ermöglicht es Fahrern, die ständig zwischen dem Terminal und der nahe gelegenen Be-/Entladeadresse pendeln, ihre Fahrten einfach selbst auszuwählen. Die App ist mit unserem „Gate-Control-Modul“ verknüpft, wodurch die Fahrer selbst einen Container als „Gate IN“ oder „Gate OUT“ auswählen können. Bei der Einfahrt in das Terminal müssen die Fahrer die Lkw-Kabine nicht mehr verlassen, was eine große Zeitersparnis bedeutet. Da ein Fahrer seine Fahrt selbständig auswählen kann, kann der günstigste Stellplätz gewählt werden. Dadurch kann auch die Anzahl der zum Aufstellen des Containers erforderlichen Umschläge verringert werden.

Um Schalter- und Kundendienstmitarbeiter bei der Weitergabe von Informationen zu unterstützen, haben wir das Modul ‚Reference Check‘ entwickelt. Sie ermöglicht es den Planern von Transportunternehmen, einfach zu prüfen, ob ein Container abgeholt oder angeliefert werden kann. So wissen sie, ob ein Importcontainer zur Abholung bereitsteht, oder sie können z.B. prüfen, ob die Abholreferenz für einen Exportcontainer verfügbar ist. Dank dieses Portals muss sich das Kundendienstpersonal kaum noch mit der Beantwortung derartiger Fragen von Spediteuren/Transportunternehmen beschäftigen.

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4.Optimierung der Kostenkontrolle und Rechnungsstellung
Bei der Auslagerung von Transporten, insbesondere wenn es sich um multimodale Transporte handelt, kann es für die Einkaufsabteilung eine schwierige Aufgabe sein, die Kosten zu überblicken. Innerhalb des Modality-Systems werden die Kosten für die jeweiligen Komponenten des Transports ermittelt. Wenn die Preise der verschiedenen Spediteure in das System eingepflegt werden, verknüpft das Modality-System die Preise mit den verschiedenen Transportpositionen. Auf diese Weise kann die Kostenkontrolle weitgehend automatisiert werden.

Gleichermaßen können auch Verkaufsrechnungen (nahezu) vollautomatisch erstellt und versendet werden. Die Verkaufspreise werden mit den operativen Transportdaten „abgeglichen“, wodurch automatisch Einnahmepositionen generiert werden, das sogenannte „Chargen“. Diese Einnahmepositionen lassen sich einfach in Rechnungen umwandeln. Um den Rechnungsstellungsprozess vollständig zu automatisieren, können Sie für jeden Kunden festlegen, dass auch die folgenden Vorgänge automatisiert durchgeführt werden sollen:

• Automatische Erstellung von Rechnungen auf der Grundlage von Kundenpräferenzen (pro Buchung, pro Reise, pro Monat, usw.)
• Automatische Umwandlung von Pro-forma-Rechnungen in endgültige Rechnungen
• Automatischer Versand von Rechnungen zu dem von Ihnen gewählten Zeitpunkt

Zusammenfassung; Möglichkeiten der Kettenoptimierung innerhalb des Modality-Systems
Im Folgenden finden Sie die Optimierungsmöglichkeiten innerhalb des Modality-Systems für jede Abteilung im Überblick:

1. Kundendienst
   • Automatisierung der Auftragserfassung
   • Übersicht über Prioritäten und fehlende Daten mit Customer Service Monitor
   • Kunden erhalten mit dem Modality Client Portal Einblick in den Transportfortschritt
   • Die (automatische) Registrierung von Value Added Logistics (VAL)
     • Modality Maintenance & Repair-Modul
     • Verbindung mit EWS zur Durchführung von Gasmessungen
     • Überwachung von Kühlcontainern
   • Sichere Übermittlung des Freigaberechts
2. Transportplanung
   • Automatischer Abruf von Seeschiffsdaten
   • Die Verknüpfung mit MCA ermöglicht eine schnellere Voranmeldung und aktuelle Statusinformationen
   • (Halb-)automatische Planung von Binnenschiffen mit dem Planning Optimizer
   • Anreicherung von Daten, um das Modality-System intelligenter zu machen
3. Transportausführung und Terminalbetrieb
   • Nutzung der Barge-App und der Truck-App bietet Echtzeit-Einblick in den Transportfortschritt
   • Verknüpfungen mit eCMR-Anwendungen und unserer Truck- und/oder Barge-App sorgen dafür, dass Frachtdokumente digital verfügbar sind (sofort nach der Unterzeichnung)
   • Verknüpfung mit OCR-Software liefert aktuelle „Gate-in“- und „Gate-out“-Daten
   • Nutzung von Selbstbedienungsschaltern für eine effiziente Abwicklung des eingehenden LKW-Verkehrs
   • Kran- und Reachstacker-Anwendung unterstützt Kranführer und Reachstackerfahrer bei der Ent- und Beladung von Schiffen/Zügen und der Priorisierung und Lokalisierung von Containern
   • Die App für Terminalzugmaschinen ermöglicht einen schnellen Zugriff und eine schnelle Handhabung für Terminalzugmaschinen, die ständig zwischen Terminal und Be-/Entladeadresse pendeln
   • Spediteuren mit dem Modul Reference Check Einblicke in die Verfügbarkeit von Containern/Lieferreferenzen bieten
4. Kostenkontrolle und Rechnungsstellung
   • Automatischer Abgleich der Einkaufspreise mit den Transportpositionen im System
   • Automatischer Abgleich der Verkaufspreise mit den Transportpositionen im System
   • Automatische Erstellung von Verkaufsrechnungen auf der Grundlage von Kundenpräferenzen
   • Automatische Umwandlung von Pro-forma-Rechnungen in endgültige Rechnungen
   • Automatischer Versand von Rechnungen

Dieser Artikel wird regelmäßig aktualisiert und ergänzt, damit Sie immer einen aktuellen Überblick über die Optimierungsmöglichkeiten innerhalb Ihres Logistikprozesses haben. Möchten Sie mehr über eine der oben beschriebenen Möglichkeiten erfahren? Oder wünschen Sie eine persönliche Beratung? Dann wenden Sie sich direkt an unsere Marketing- und Vertriebsabteilung, indem Sie das untenstehende Kontaktformular verwenden.