Durch eine geschickte Automatisierung der Auftragsabwicklung konnte Optimodal im Jahre 2021 ein (Mengen-)Wachstum von 8% erzielen, ohne die Mitarbeiterkapazität oder die Arbeitsbelastung konform zu erhöhen. Die Automatisierung wird auch dafür sorgen, dass die Mitarbeiter mehr Zeit für den persönlichen Kundenkontakt aufwenden konnten und die Planung weiter optimiert wird. Wir haben Rémon Kerkhof, stellvertretender Geschäftsführer von Optimodal, über die Integration von Modality & NexusZ Customer Service Optimizer und die großartigen Ergebnisse dieses Automatisierungsprojekts befragt.
Manuelle Auftragserfassung
Im Jahr 2020 soll ein Business Case für die weitere Automatisierung der Auftragsabwicklung erstellt werden. Zu diesem Zeitpunkt erfolgten 45% der Auftragseingabe noch manuell. Dabei geht es oft um große Daten-Mengen, was zu einer Menge sich wiederholender Arbeit führt. Der übrige Auftragseingang erfolgt über EDI-Schnittstellen.
Rémon: „Die B2B-EDI-Schnittstellen sind oft kompliziert zu erstellen und man erreicht nicht immer den 100-prozentigen Informationsaustausch, den wir uns zum Ziel setzen. Das hat zur Folge, dass man die Daten immer wieder manuell anreichert.“
Insbesondere die Automatisierung der manuellen Auftragseingabe dürfte zu vielversprechenden Ergebnissen führen.
Rémon: „Bei der Ausarbeitung des Business Case haben wir die durchschnittliche Durchlaufzeit eines Auftrags mit einer Stoppuhr berechnet. Die Automatisierung der manuellen Auftragseingabe würde zu einer Einsparung von 0,6 Vollzeitäquivalenten führen. Es ist schön zu sehen, dass wir die Ergebnisse in der Praxis tatsächlich umgesetzt haben. So stammen beispielsweise 8% des Wachstums im Jahr 2021 von Kunden, die ihre Aufträge nicht über eine EDI-Verbindung übermitteln. Dieses Wachstum wurde von demselben Team aufgefangen, ohne dass unsere Kollegen es bei der täglichen Arbeit direkt bemerkt, aber natürlich erkannt haben.“
Reaktion auf den Arbeitskräftemangel, Verbesserung der Kundenkommunikation und Optimierung der Planung
Es ist uns sehr wichtig, das unsere Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen Ihre Kompetenz nicht in sich wiederholenden Datenerfassungen investieren, sondern die Zeit und deren Know-How direkt in den Kundenkontakt einbringen. Durch die Automatisierung der Auftragserfassung bleibt viel mehr Raum für die Kundenkommunikation, aber auch für die Kolleginnen und Kollegen. Zudem gewinnen unsere Teams die Möglichkeit sich auf deren Kernaufgabe, die zuverlässige Disposition zu konzentrieren. Die positive Wirkung der kontinuierlichen Arbeit spiegelt sich somit auch in der Planung wieder.
Rémon: „Die Eingabe eines großen Stapels von Aufträgen könnte die Auftragserfassung stark belasten, was es auch schwieriger macht, die Planung im Auge zu behalten. Die Automatisierung der Auftragsabwicklung hat einen besseren Einblick in die betrieblichen Abläufe ermöglicht, so dass Informationen auch schneller an die Kunden weitergegeben werden können.“
Customer Service Optimizer; Partnerschaft Modality & NexusZ
Die Automatisierung der manuellen Auftragsabwicklung erfolgt durch die Integration des Customer Service Optimizer (CS-Optimizer) von NexusZ. Dieses Modul gewährleistet die automatische Verarbeitung von u.a. PDF- und Excel-Aufträgen in operationelle Modality-Aufträge. Der CS-Optimizer liest Informationen aus Aufträge, die in verschiedenen Formaten (XLS, PDF, TXT oder CSV) geliefert werden. Über die Modality API werden diese Informationen im System verarbeitet. Das bedeutet, dass keine Informationen mehr manuell eingegeben werden müssen. Weitere Informationen über die Funktionsweise des CS-Optimizers finden Sie in unserem Artikel ‚4 Wege zur Optimierung der Auftragsabwicklung in der intermodalen Containerlogistik‘.
Nachdem wir schon früher mit NexusZ zusammengearbeitet haben, entstand, auch auf Wunsch von Optimodal, die Idee, die Zusammenarbeit zu intensivieren. Modality und NexusZ sind daher Ende 2020 eine exklusive Zusammenarbeit eingegangen.
Umsetzung und nächste Schritte
Der Prozess von der Ausschreibung bis zur erfolgreichen Umsetzung in den ersten Pilotprojekten dauert insgesamt etwas mehr als ein Jahr. Derzeit sind etwa 60 % der manuellen Auftragserfassung automatisiert. Die Investitionskosten haben sich somit innerhalb von 1,5 Jahren amortisiert. Neben der Umstellung von Kunden mit kleineren Volumina auf den CS-Optimizer setzt Optimodal parallel eine Reihe weiterer schöner Projekte um.
Rémon: „In Kombination mit der Automatisierung der manuellen Auftragsabwicklung führen wir jetzt auch die Lkw-Planung ein. Gerade die Kombination verschiedener Automatisierungsprojekte hat einen großen positiven Einfluss auf unsere Prozesse. Auf unserer Wunschliste stehen außerdem die Implementierung der LKW-App, das Angebotsmodul und wir wollen den CS Optimiser nutzen, um die Auftragserfassung über EDI-Links weiter zu optimieren. Auf diese Weise können auch Ladeinformationen im Textkörper einer Mail ausgelesen werden, so dass aus zwei Datenquellen eine wird.“
Möchten Sie mehr über die Automatisierung Ihrer Auftragserfassung oder den CS-Optimizer erfahren? Dann kontaktieren Sie uns direkt!
