Procesoptimalisatie binnen inland containerlogistiek

Bij Modality houden we ons dagelijks bezig met het zo optimaal mogelijk laten verlopen van processen binnen inland containerlogistiek. Onze klanten specialiseren zich in inland terminalactiviteiten en/of het vervoer van containers van en naar het achterland. Logischerwijs begint het logistieke proces voor onze klanten bij het ophalen van een importcontainer bij de Europese zeehaven en eindigt dit bij het inleveren van de container bij het losadres in het achterland (of het inleveren van de lege container bij het depot) en vice versa als het gaat om exportcontainers. Deze logistieke processen kunnen onderverdeeld worden in een aantal hoofdactiviteiten. Het Modality-systeem ondersteunt al deze activiteiten. Regelmatig krijgen we dan ook de vraag of we een totaaloverzicht kunnen bieden van de verschillende optimalisatiemogelijkheden die er zijn. In dit artikel geven we een overzicht welke optimalisaties per hoofdproces mogelijk zijn en hoe de activiteiten per afdeling geautomatiseerd of eenvoudiger gemaakt kunnen worden.

Optimalisatie containerlogistiek: vier hoofdactiviteiten
Het vervoer van en naar het achterland, inclusief op- en overslag, kan zoals gezegd onderverdeeld worden in een viertal hoofdactiviteiten. Deze hoofdactiviteiten bestaan weer uit een combinatie van interne en externe processen. Verschillende afdelingen zijn bij deze processen betrokken. Van customer service tot planning, van operationele uitvoering tot facturatie. Van het invoeren van de order tot het versturen van de uiteindelijke factuur. Binnen dit logistieke proces onderscheiden we de volgende hoofdactiviteiten:

1. Order entry (orderverwerking)
2. Transport planning (transportplanning)
3. Transport execution (transport uitvoering inclusief terminal operatie)
4. Cost control & invoicing (inkoop controle & facturatie)

Deze activiteiten zijn grotendeels gelijk, of het nu gaat om terminalactiviteiten of containervervoer per truck, barge of rail. In de volgende alinea’s leggen we per hoofdproces uit welke activiteiten geautomatiseerd kunnen worden.

1. Optimaliseren order entry en overige customer service-activiteiten
De order entry, oftewel het invoeren van alle klantorders, valt vaak onder de verantwoordelijkheid van de afdeling customer service. Naast het invoeren van de orders zorgen customer service-medewerkers (hierna cs-medewerkers) ervoor dat vrachtpapieren en douanedocumentatie tijdig in orde gemaakt worden, bewaken ze transport- en leveringsdeadlines en houden ze de klant op de hoogte van de voortgang van het transport en de beschikbaarheid van de container. Ook kan het voorkomen dat een klant behoefte heeft aan additionele diensten. Hierbij kunt u denken aan het verrichten van gasmetingen, het controleren van de temperatuur van reefer containers of het bijhouden van administratie met betrekking tot het opslaan en vervoeren van gevaarlijke goederen. Customer service-medewerkers zien erop toe dat deze additionele diensten goed geregistreerd worden en alle data compleet is.
Binnen de werkzaamheden van cs-medewerkers kunnen een aantal zaken volledig of deels geautomatiseerd en eenvoudiger gemaakt worden. Zo kan de order entry of orderinvoer volledig geautomatiseerd worden. Hier zijn een aantal verschillende manieren voor. Welke manieren dit zijn kunt u lezen in ons artikel: ‘Vier manieren om opdrachtverwerking binnen de intermodale containerlogistiek te optimaliseren’.

Het automatiseren van de orderinvoer zorgt ervoor dat customer service-medewerkers zich kunnen focussen op het anticiperen op afwijkingen en het monitoren van de voortgang van een order. Ontbreekt er data? Dan kan een cs-medewerker in een vroeg stadium contact opnemen met de klant. De Modality Customer Service Monitor biedt een duidelijk overzicht om de orders met hoge prioriteit beter te kunnen managen en inzicht te verkrijgen in welke data nog ontbreekt. Met de Modality Client Portal, een webportal met realtime weergave, kan de cs-medewerker de klant inzicht geven in de voortgang van het transport en hoeft dit niet meer telefonisch of per e-mail te gebeuren. De Client Portal kan overigens ook gebruikt worden om een klant direct orders in te laten voeren en kan op die manier ook ondersteunen bij verdere automatisering van de orderverwerking.

Customer Service Monitor Modality

Biedt de terminal ook Value Added Logistics aan? Dan kunnen verschillende activiteiten (automatisch) geregistreerd worden. Onze Maintenance & Repair (M&R) -module biedt ondersteuning bij de administratie rondom reparatie van containers. Zo kunnen met de M&R-module ‘estimates’ gegenereerd worden en kunnen deze estimates via EDI automatisch verstuurd en goedgekeurd worden. Ook kunt u met een door ons ontwikkelde webapplicatie eenvoudig met behulp van een tablet de temperatuur van reefer containers controleren en monitoren. De koppeling tussen onze gasmeetmodule en het systeem van EWS zorgt ervoor dat containerlocaties real-time worden gedeeld met EWS en de gasvrijverklaring na het verrichten van de gasmeting automatisch aan de containerregel gekoppeld wordt.

Wanneer we het hebben over het optimaliseren van logistieke processen, bedoelen we niet alleen dat we processen efficiënter kunnen maken, maar ook veiliger. Moderne communicatietechnologieën zorgen ervoor dat een vrijgaverecht op een beveiligde manier kan worden doorgegeven, bijvoorbeeld door middel van blockchaintechnologie. Koppelingen tussen het Modality-systemen en systemen zoals bijvoorbeeld Certified Pick up (CPu) en Secure Container Release (SCR) zorgen ervoor dat het vrijgaverecht via ons systeem op een beveiligde manier kan worden doorgegeven en de kans op fraude wordt geminimaliseerd.

2.Optimaliseren transport planning
Het plannen van containervervoer behelst meer dan alleen zorgen dat een container zo efficiënt mogelijk van zeehaven naar laad-/losadres en omgekeerd getransporteerd wordt. Een planner heeft bij het maken van de planning te maken met verschillende factoren. De Estimated Time of Arrival (ETA), Actual Time of Departure (ATD), cargo opening, cargo closing etc. Deze factoren zijn continu aan verandering onderhevig. Voordat een planner daadwerkelijk het transport van een container kan organiseren moet hij of zij in ieder geval weten of een container beschikbaar is en of alle bijbehorende documentatie in orde is (bij de meeste klanten is de afdeling customer service verantwoordelijk voor het verrijken van de data zodat de afdeling planning met complete orderinformatie kan gaan plannen).

Een manier om meer overzicht te creëren, is het automatisch binnenhalen van actuele zeeschipdata direct in het Modality-systeem. Aankomst- en vertrektijden (ETA & ETD) en cargo-opening en closingtijden zijn direct zichtbaar in het systeem. Hier hoeven geen separate terminalwebsites meer voor bezocht te worden. Dit automatisch binnenhalen van zeeschipdata is mogelijk door directe EDI- koppelingen met terminalsystemen. Zijn directe koppelingen niet mogelijk? Dan kan de data geautomatiseerd worden binnengehaald door middel van de ‘Vessel Optimizer’ van Modality en NexusZ.

De diverse koppelingen met ‘Melding Container Achterland (MCA)’ van Portbase zorgen voor een snellere data-uitwisseling waarbij scheeps-, trein- en truckbezoeken bij de zeehaventerminals direct via de API voorgemeld kunnen worden en actuele statusinformatie vroegtijdig in het Modality-systeem wordt weergegeven.  Dit zorgt ervoor dat planners vooruit kunnen werken en sneller kunnen anticiperen op probleemscenario’s. Inmiddels beschikken al onze klanten over een koppeling en/of koppelingen met MCA Road, MCA Barge en MCA Rail.

Gebruik MCA-Road binnen Modality-systeem UCT

Wanneer de voorbereidende activiteiten zijn uitgevoerd, kan de planner zich met het daadwerkelijke plannen bezighouden. Voor barge operators loopt er momenteel een pilot met de ‘Planning Optimizer’ van Modality en NexusZ. Hierbij krijgt de ‘Planning Optimizer’ vanuit het Modality-systeem de te plannen containers en de beschikbare barges als bruikbare input voor het planningsalgoritme. Als output geeft de ‘Planning Optimizer’ voor iedere container een planningsadvies terug. In deze pilot wordt nu nog semiautomatisch gepland, dat houdt in dat de Planning Optimizer een advies aanbiedt en de planner deze kan accepteren of niet. In de laatste pilotfase zal de planning volledig geautomatiseerd verlopen en komen hier nauwelijks nog handmatige handelingen aan te pas.

Nog een manier om de planning te optimaliseren is het verrijken van het Modality-systeem met meer data zodat het systeem intelligenter gemaakt kan worden. Bij truckplanning kun je bijvoorbeeld denken aan het toevoegen van bevoegdheden van chauffeurs. Wordt een container met gevaarlijke goederen gepland om opgehaald te worden door een chauffeur zonder ADR-diploma, dan volgt automatisch een waarschuwing door het Modality-systeem.

3.Optimaliseren transport en terminaloperatie
Het optimaliseren van containertransport kun je doen door, tijdens de uitvoering, zoveel mogelijk real-time data te vergaren met betrekking tot de voortgang van het transport. Onze barge- en onze truck-app zorgen ervoor dat actuele data verzameld wordt en verwerkt deze verschillende statusmomenten realtime in het Modality-systeem. Een planner kan op deze manier tijdig zien dat een planning niet gehaald gaat worden en kan hier vervolgens op anticiperen. Koppelingen met e-CMR applicaties en de truck-en barge-app zorgen er bovendien voor dat vrachtpapieren digitaal beschikbaar zijn voor de chauffeur of schipper en getekende documenten direct beschikbaar zijn voor de afdelingen customer service en facturatie.

Ook op de terminal kan statusinformatie verwerkt worden in het Modality-systeem. In combinatie met OCR-software (Optical Character Recogniton) worden arriverende- en vertrekkende trucks geregistreerd en worden de ‘Gate-in’ en ‘Gate-out’ statussen automatisch binnen het systeem aangepast. Camera’s filmen de boven- en zijkant van de container, het chassis en de truck. De OCR-software scant de camerabeelden onder andere op kenteken, chassisnummer en containernummers. Deze gegevens worden naar het Modality-systeem verzonden. Het Modality-systeem controleert bij inkomende trucks of de truck/container combinatie verwacht wordt en opent bij een correcte combinatie de slagboom of speedgate. Ook bij vertrekkende trucks controleert het Modality-systeem de gegevens met de data die in de ‘Gate control-module’ staan. Zo geeft het systeem automatisch een accurate weergave van de trucks die zich op dat moment op de terminal bevinden.

Optimaliseren transport en terminaloperatie

Naast gebruik van OCR-software worden er ook steeds meer zelfbedieningsbalies geplaatst om het inkomende truckverkeer zo optimaal mogelijk te begeleiden en af te handelen. De software op de zelfbedieningsbalies is gekoppeld aan onze ‘Gate Control’-module. De chauffeur meldt zich bij de zelfbedieningsbalie en geeft aan of hij of zij een container komt halen en/of brengen. Het Modality-systeem checkt of het bezoek geboekt is en verrijkt de gegevens op het scherm op basis van de gevonden boeking. Een chauffeur kan op deze manier het aanmeldproces zelfstandig uitvoeren, een baliemedewerker hoeft alleen te assisteren wanneer gegevens ontbreken of incorrect zijn. Met name het automatisch verrijken van de gegevens zorgt voor een flinke besparing op manuren, minimaliseert handmatige invoerwerkzaamheden en zorgt voor een betere doorloopsnelheid van inkomend truckverkeer op de terminal.

Dankzij onze kraan- en reachstackerapplicatie kan de communicatie die via de portofoon verloopt tot een minimum beperkt worden. De applicatie biedt een actueel overzicht van de trucks die zich op dat moment op de terminal bevinden, geeft laad- en loslijsten van barges en treinen weer en biedt een zoekfunctie op containerniveau. Een kraanmachinist of reachstackerchauffeur kan dankzij de applicatie eenvoudig prioriteiten bepalen. Bovendien zorgt het grafisch terminaloverzicht binnen de applicatie ervoor dat containers eenvoudig gelokaliseerd kunnen worden.

Onze terminal trekker app zorgt ervoor dat chauffeurs die continu pendelen tussen de terminal en het nabijgelegen laad/losadres eenvoudig zelf hun ritten kunnen selecteren. De app is gekoppeld aan onze ‘gate Control-module’, chauffeurs kunnen hierbij zelf een container ‘gate IN’ of ‘gate OUT’ geven. Bij het betreden van de terminal hoeven terminal trekker chauffeurs niet meer uit te stappen en besparen hiermee een hoop tijd. Doordat een chauffeur zelfstandig zijn of haar rit kan selecteren kan de meest gunstige stackpositie worden gekozen. Het aantal handlings wat nodig is om de container op te zetten kan hiermee ook worden teruggebracht.

Om balie- en customer servicemedewerkers te ondersteunen in het doorgeven van informatie, hebben we de module ‘Reference Check’ ontwikkeld. Planners van wegvervoerders kunnen hiermee eenvoudig controleren of een container afgehaald of ingeleverd kan worden. Zo weten ze of een importcontainer beschikbaar is om op te halen, of kunnen ze bijvoorbeeld controleren of de inleverreferentie voor een exportcontainer beschikbaar is. Dankzij dit portaal worden medewerkers nauwelijks nog belast met het beantwoorden van dit type vragen door wegvervoerders/ truck operators.

4.Optimaliseren inkoopcontrole en facturatie
Bij het uitbesteden van transport, zeker als het om multimodaal vervoer gaat, kan het voor de afdeling inkoop een fiks karwei zijn om de kosten inzichtelijk te krijgen. Binnen het Modality-systeem worden de kosten in kaart gebracht van elk onderdeel van het vervoer. Wanneer de tarieven van de verschillende vervoerders worden toegevoegd in het systeem, koppelt het Modality-systeem de tarieven met de verschillende transportregels. De inkoopcontrole kan op deze manier grotendeels automatisch uitgevoerd worden.

Op dezelfde manier, kunnen ook verkoopfacturen (bijna) volledig geautomatiseerd gemaakt en verzonden worden. Verkooptarieven worden ‘gematched’ met operationele transportgegevens waarbij automatisch opbrengstenregels (revenue lines) genereerd worden, het zogenoemde ‘chargen’. Deze opbrengstregels kunnen eenvoudig omgezet worden in facturen. Om het facturatieproces volledig te automatiseren, kunt u er, per klant, voor kiezen om ook de volgende handelingen automatisch te laten verlopen:

• Het automatisch aanmaken van facturen op basis van de voorkeuren van de klant (per boeking, per reis, per maand etc.)
• Het automatisch omzetten van ‘pro-forma’ facturen in definitieve facturen
• Het automatisch verzenden van facturen op het door u gekozen tijdstip

Samenvatting; mogelijkheden ketenoptimalisatie binnen het Modality-systeem
Hieronder volgt per afdeling een overzicht van de optimalisatiemogelijkheden binnen het Modality-systeem:

1. Customer service
   • Automatiseren order entry
   • Overzicht creëren in prioriteiten en ontbrekende data met Customer Service Monitor
   • Klant inzicht bieden in voortgang transport met de Modality Client Portal
   • Het (geautomatiseerd) registreren van Value Added Logistics (VAL)
     • Modality Maintenance & Repair module
     • Koppeling EWS voor het verrichten van gasmetingen
     • Monitoring reefer containers
   • Het veilig doorgeven van het vrijgaverecht
2. Transport planning
   • Automatisch binnenhalen zeeschipdata
   • Koppeling MCA zorgt voor versneld voormelden en actuele statusinformatie
   • (Semi)automatisch barges plannen met de Planning Optimizer
   • Verrijken van data om Modality-systeem intelligenter te maken
3. Transport uitvoer en terminaloperatie
   • Gebruik van barge- en truck-app zorgt voor real-time inzicht in de voortgang van het transport
   • Koppelingen met e-CMR applicaties en onze truck- en/of barge-app zorgen dat vrachtpapieren digitaal beschikbaar zijn (direct na ondertekening)
   • Koppeling met OCR-software zorgt voor actuele ‘Gate in’ en ‘Gate out’ administratie
   • Gebruik zelfbedieningsbalie voor het efficiënt afhandelen van inkomend truckverkeer
   • Kraan- en reachstackerapplicatie ondersteunen de kraanmachinist en de reachstacker chauffeur bij het los- en laadproces van de schepen/treinen en het lokaliseren van containers
   • Terminal trekker app zorgt voor een snelle toegang en afhandeling van terminal trekkers die continu pendelen tussen terminal en laad/losadres
   • Wegvervoerders inzicht bieden in beschikbaarheid container/ inleverreferentie met module Reference Check
4. Inkoopcontrole en facturatie
   • Het automatisch matchen van inkooptarieven met de transportregels in het systeem
   • Het automatisch matchen van verkooptarieven met de transportregels in het systeem
   • Het automatisch genereren van verkoopfacturen op basis van voorkeuren van de klant
   • Het automatisch omzetten van ‘pro-forma’ facturen naar definitieve facturen
   • Het automatisch versturen van facturen

Dit artikel wordt regelmatig geactualiseerd en aangevuld zodat u altijd een actueel overzicht heeft van de optimalisatiemogelijkheden binnen uw logistieke proces. Wilt u meer weten over één van de hierboven beschreven opties? Of wilt u persoonlijk advies op maat? Neem dan direct contact op met onze marketing- en salesafdeling via onderstaand contactformulier.