De NexusZ/Modality Barge Planning Optimizer (hierna Optimizer) is een tool die door middel van een algoritme zorgt dat 70% tot 90% van de containers die per barge vervoerd worden automatisch worden gepland. Barge planners kunnen zo meer containers plannen in minder tijd, ze kunnen meer aandacht besteden aan uitzonderingsgevallen en zijn in staat om sneller te anticiperen op ontwikkelingen. De planners van de West-Brabant Corridor hebben de voordelen van het werken met de Optimizer al kunnen ervaren. In dit artikel vertelt Oosterhout Container Terminal, onderdeel van de West-Brabant Corridor, over de belangrijkste resultaten die de implementatie van de Optimizer opgeleverd heeft.
Samenwerking zorgt voor een meer gestroomlijnde containerafhandeling
De West-Brabant Corridor (hierna WBC) is in januari 2018 van start gegaan als een samenwerking tussen Combined Cargo Terminals Moerdijk, BTT Multimodal Container Solutions en Oosterhout Container Terminal (hierna OCT). Modality heeft een eigen systeem ontwikkeld voor de WBC. De verschillende samenwerkingspartners boeken via slimme EDI-koppelingen containers in dit systeem, waarbij lokale klantgegevens afgeschermd blijven. Deze mate van privacy draagt volgens OCT ook bij aan het succes van de samenwerking. Bovendien stelt de samenwerking de afzonderlijke deelnemers in staat om vaste ‘window-afspraken’ te maken met de zeehaventerminals. Het werken met vaste windows zorgt voor de grootste verbetering als het gaat om efficiënte afhandeling van containerstromen per barge. Ondanks deze verbetering vindt er eind 2021 nog steeds veel onderlinge communicatie plaats. De planners van de verschillende samenwerkingspartners hebben continu telefonisch contact om de verdeling van de beschikbare bargecapaciteit met elkaar af te stemmen. Ook lopen ze bij het maken van een centrale planning tegen de uitdaging aan dat iedere afzonderlijke partij een eigen werkwijze en volgorde van prioriteiten hanteert. Dit is waar de Optimizer om de hoek komt kijken.
Voordelen Barge Planning Optimizer voor de West-Brabant Corridor
Voordat verder in wordt gegaan op het implementatieproces van de Optimizer, springen we weer even terug naar het heden. Bij de WBC werken de verschillende planningsafdelingen inmiddels bijna een jaar met de Optimizer, wat volgens OCT in de volgende voordelen heeft geresulteerd:
- De kennis die zich voorheen in de hoofden van de planners bevond, is vastgelegd in systemen. Procedures en werkwijzen zijn hiermee inzichtelijk gemaakt.
- De centrale WBC-planning verloopt sneller en efficiënter en er is veel minder onderlinge communicatie nodig waardoor de WBC-planning goed te combineren is met de lokale planning.
- Er kunnen meer containers worden gepland met hetzelfde aantal medewerkers.
- De inwerktijd van planners is aanzienlijk verkort.
- Het aantal manuele handelingen is tot een minimum beperkt.
- Er wordt verder vooruit gewerkt, waardoor knelpunten al in een vroegere fase gesignaleerd worden.
- Het werken met de Optimizer ‘verplicht’ de verschillende deelnemers hogere kwaliteit data aan te leveren.
Zo zijn de verschillende procedures en vuistregels nu in de Optimizer vastgelegd en wordt er met verschillende prioriteitscategorieën gewerkt. In Oosterhout merken ze dat er meer ruimte is voor het afhandelen van de lokale planning en ook is het team in staat met hetzelfde aantal mensen meer containers in te plannen. Voorheen nam de inwerktijd van een planner volgens OCT ongeveer zes maanden in beslag. Met de komst van de Optimizer verandert de rol van planner naar eigen zeggen meer naar de rol van systeembeheerder en heeft OCT de inwerktijd kunnen terugbrengen naar slechts twee maanden. Om deze resultaten te kunnen bereiken is een goede voorbereiding noodzakelijk. In de volgende alinea vertelt OCT over het creëren van de juiste voorwaarden om de Optimizer succesvol te kunnen implementeren.
De Barge Planning Optimizer zorgt voor een efficiëntere bargeplanning
Voorbereiding op de implementatie van de Barge Planning Optimizer
Het eerste gesprek over de mogelijkheden van de Optimizer met de verschillende deelnemers van de WBC vindt plaats in maart 2022. Omdat het hier een samenwerking van meerdere partijen betreft, neemt het voortraject langer in beslag dan bij de implementatie voor een enkele partij het geval zou zijn. De meeste voorbereidingstijd gaat zitten in het in kaart brengen van de verschillende werkwijzen per terminal. Kennis die zich voorheen voornamelijk in de hoofden van de planners bevond, moet nu duidelijk worden uitgewerkt in procedures. OCT geeft aan dat vooral niet onderschat moet worden hoeveel impact het heeft om het systeem te leren hoe een planner denkt. Zo krijg je soms met doorwerkeffecten te maken waar je in eerste instantie geen rekening mee had gehouden. Eén van die situaties die OCT als voorbeeld noemt is de optie om containers te ‘locken’ binnen het systeem. Wanneer containers gepland worden om op te halen en de pincodes zijn nog niet binnen, dan ziet het systeem deze containers normaal gesproken als ‘niet in orde’ en worden ze niet ingepland. Wanneer de planner er echter vrij zeker van is dat de pincodes wel op tijd gaan binnenkomen, dan bestaat de mogelijkheid om deze containers vast te zetten (‘locken’), zodat de containers toch ingepland worden, ondanks dat ze nog niet aan de juiste voorwaarden voldoen. OCT geeft aan dat het makkelijk is te onderschatten hoeveel afwegingen er eigenlijk in het planningsproces zitten en dat het soms handig is om bepaalde noodmaatregelen in te bouwen. Ook de vele uitzonderingen maken het lastig een planning voor 100% te automatiseren. Denk hierbij aan klantwensen en continu veranderende marktomstandigheden.
Het implementatieproces van de Barge Planning Optimizer
Het voortraject neemt uiteindelijk een jaar in beslag. In het voorjaar van 2023 gaat de eerste versie live. Er wordt gestart met het automatisch plannen van containers voor één enkele zeehaventerminal. Ook tijdens deze fase lopen de planners tegen verschillende uitdagingen aan. De data die gebruikt wordt in het systeem blijkt vaak van mindere kwaliteit. Zo worden datumvelden niet altijd geüpdatet en moet er verder vooruit worden gewerkt. Het systeem wordt uitgebreid met extra datumvelden en ook worden er ‘errors’ ingebouwd om medewerkers te verplichten secuur te werken en alert te zijn op de kwaliteit van data die ze invoeren. De verschillende deelnemers binnen de WBC gebruiken de zomer van 2023 om de kwaliteit van de data te verbeteren, werkwijzen aan te passen en het systeem ‘hufterproef’ te maken. Wanneer de datakwaliteit duidelijk verbeterd is en daarmee ook de kwaliteit van de automatische planning, wordt het aantal containers dat automatisch gepland wordt langzaam opgeschaald. Ook hier wordt de tijd voor genomen. Planners moeten een deel van hun werkzaamheden nu door een systeem laten overnemen en moeten hiervoor eerst het vertrouwen hebben dat het systeem een 100% betrouwbare planning oplevert. Inmiddels is dit vertrouwen er en worden zo’n 70% van de containers automatisch gepland. De overige containers betreffen vaak zendingen die opgehaald of ingeleverd moeten worden buiten de vaste windows en waar aparte calls voor moeten worden aangemaakt.
De positieve impact van de Barge Planning Optimizer bij de West-Brabant Corridor
Hoewel het positieve effect van de Optimizer volgens OCT lastig in cijfers uit te drukken is, zien ze op meerdere vlakken duidelijke verbeteringen. Zoals eerder al genoemd zijn planners minder tijd kwijt met het plannen van containers voor de WBC en hebben ze meer ruimte voor de afhandeling van de lokale planning. Ook kunnen ze eerder anticiperen op ‘probleemgevallen’ en uitzonderingssituaties. De inwerktijd van planners is bovendien aanzienlijk verkort en een groot deel van de interne kennis is geborgd in systemen. Om de Optimizer succesvol te kunnen implementeren, speelt de kwaliteit van data invoer volgens OCT een cruciale rol. Daarnaast moet niet onderschat worden met hoeveel afwegingen en uitzonderingen rekening gehouden moet worden, wanneer je het planningsproces in kaart brengt en in systemen vastlegt. Wordt aan deze voorwaarden voldaan? Dan kan het gebruik van de Optimizer ervoor zorgen dat 70% tot 90% van de containers automatisch gepland kan worden.
Wilt u meer informatie over het automatisch plannen van containers met behulp van de Barge Planning Optimizer? Onze salesafdeling vertelt u graag over de mogelijkheden! Neemt u direct contact op met onze salesafdeling via sales@modality.nl, via +31 (0) 180 531 035 of bekijk onze video WBC Barge optimizer – Modality – Nexusz on Vimeo.
