Slimme automatisering van de orderverwerking zorgt ervoor dat Optimodal in 2021 een (volume)groei van 8% weet te creëren, zonder uitbreiding van de medewerkerscapaciteit en zonder toename van de werkdruk. De automatisering zorgt er ook voor dat medewerkers meer tijd kunnen besteden aan persoonlijk klantcontact en de planning verder geoptimaliseerd wordt. We interviewen Rémon Kerkhof, Deputy Managing Director bij Optimodal, over de integratie van de NexusZ Customer Service Optimizer en de mooie resultaten die deze automatiseringsslag opgeleverd heeft.
Manuele order entry
In 2020 wordt een business case uitgewerkt om het opdrachtverwerkingsproces verder te automatiseren. Zo’n 45% van de order entry gebeurt op dat moment nog handmatig. Het gaat hierbij vaak om grote volumes, wat voor veel repetitieve werkzaamheden zorgt. De overige invoer van de orders vindt plaats door middel van EDI-interfaces.
Rémon: “De B2B EDI-Interfaces zijn vaak complex om te bouwen en je haalt niet altijd de 100% informatie-uitwisseling die we graag zien. Hierdoor blijf je handmatig data verrijken.”
Met name het automatiseren van de manuele order entry moet tot veelbelovende resultaten leiden.
Rémon: “Bij het opstellen van de business case hebben we met een stopwatch de gemiddelde doorlooptijd van een order berekent. Het automatiseren van de manuele order entry zou hierbij resulteren in een besparing van 0,6 fte. Het is mooi om te zien dat we de resultaten in de praktijk ook echt hebben gerealiseerd. Zo is 8% van de groei in 2021 afkomstig van klanten die orders niet via een EDI-koppeling insturen. Deze groei is door hetzelfde team geabsorbeerd zonder dat dit door onze collega’s is gemerkt.”
Inspelen op arbeidsmarktkrapte, verbeteren klantcommunicatie en optimaliseren planning
Het automatiseren van de order entry moet er vooral voor zorgen dat er beter ingespeeld kan worden op de huidige krapte op de arbeidsmarkt. Ook is het belangrijk de tijd van medewerkers zo effectief mogelijk te benutten. De repetitieve werkzaamheden zijn weinig inspirerend voor de collega’s. Met het automatiseren van de order entry is er veel meer ruimte voor persoonlijk klantcontact en kan de klantcommunicatie verder worden geoptimaliseerd. Het positieve doorwerkeffect is ook terug te zien in de planning.
Rémon: “Het invoeren van een grote batch aan opdrachten kon een hoop druk leveren op de order entry, waardoor je ook minder snel zicht hebt op de planning. Het automatiseren van de orderverwerking heeft voor een beter inzicht in operationele processen gezorgd, waardoor informatie ook sneller gedeeld kan worden met klanten.”
Customer Service Optimizer; partnerschap Modality & NexusZ
De automatisering van de manuele orderverwerking gebeurt door het integreren van de Customer Service Optimizer (CS-Optimizer) van NexusZ. Deze module zorgt voor een automatische verwerking van onder andere PDF- en Excel-orders tot operationele Modality-orders. Met de CS-Optimizer wordt informatie ingelezen uit orders die in verschillende formaten (XLS, PDF, TXT, of CSV) worden aangeleverd. Via de Modality-API wordt deze informatie in het systeem verwerkt. Er hoeft hierdoor dus geen informatie meer handmatig te worden ingegeven. Meer informatie over de werking van de CS-Optimizer kunt u vinden in ons artikel ‘4 manieren om opdrachtverwerking binnen de intermodale containerlogistiek te optimaliseren.’
Na eerder met NexusZ samengewerkt te hebben, is mede naar aanleiding van de wensen van Optimodal het idee ontstaan om de samenwerking te intensiveren. Eind 2020 zijn Modality en NexusZ dan ook een exclusieve samenwerking aangegaan.
Implementatie en volgende stappen
Het proces van aanbesteding tot succesvolle implementatie bij de eerste pilotprojecten neemt in totaal iets meer dan een jaar in beslag. Momenteel is zo’n 60% van de manuele orderinvoer geautomatiseerd. De investeringskosten zijn daarmee binnen 1,5 jaar terugverdiend. Naast dat ook de klanten met kleinere volumes worden overgezet op de CS-Optimizer, is Optimodal parallel hieraan een aantal andere mooie projecten aan het implementeren.
Rémon: “In combinatie met het automatiseren van de manuele orderverwerking zijn we nu ook de truckplanning aan het uitrollen. Juist die combinatie van verschillende automatiseringsprojecten heeft een grote positieve impact op onze processen. Verder staan er op ons wensenlijstje nog de implementatie van de truck-app, de offertemodule en ook willen we de CS-Optimizer gaan gebruiken om de order entry via EDI-koppelingen verder te optimaliseren. Laadinformatie in de body van een mail kan op deze manier ook uitgelezen worden en zo worden van twee datasources één gemaakt.”
Wilt u meer weten over het automatiseren van uw order entry of de CS-Optimizer? Neem dan direct contact met ons op!
