Het delen van data is cruciaal om containerstromen tussen zeehaven en achterland zo optimaal mogelijk te laten verlopen. Goede informatievoorziening zorgt ervoor dat vervoerscapaciteit optimaal wordt benut, handlings worden geminimaliseerd en manuren worden bespaard. Effecten die er uiteindelijk toe leiden dat een verlader kan profiteren van duurzamer vervoer en toch tijdig de beschikking heeft over de goederen. In dit interview vertellen Sjoerd de Roover, Manager Business Engineering & IT bij BTT Multimodal Container Solutions en Martijn Spee, Manager Transport EMEA bij Ricoh Europe SCM, over hoe het delen van data bijdraagt aan een efficiënte samenwerking en de rol die het Modality Client Portal hierbinnen vervult.
Gebruik Client Portal draagt bij aan een gestroomlijnd en duurzamer proces
Voor het interview worden we uitgenodigd op kantoor bij Ricoh Europe SCM (hierna Ricoh) in Bergen op Zoom. Vanuit deze locatie worden alle supply chain activiteiten voor de regio EMEA (Europe, Middle East & Africa) georganiseerd. Sinds begin van dit jaar laat Ricoh alle containerstromen via de terminal van BTT Multimodal Container Solutions (hierna BTT) in Bergen op Zoom lopen. De overstap naar BTT zorgt ervoor dat Ricoh meerdere voordelen ervaart.
Martijn: “We hebben de overstap naar BTT gemaakt om meerdere redenen. Naast dat BTT een professionele organisatie is met geavanceerde terminals, zijn voor ons de bargecapaciteit dankzij het partnernetwerk en de sterke IT-infrastructuur die hierachter zit de belangrijkste overwegingen geweest.”
Deze IT-infrastructuur zorgt ervoor dat Ricoh het eigen interne proces ook verder kan optimaliseren. Bij Ricoh wordt de ‘inbound flow’, ofwel de inkomende containerstromen, gemonitord via het Modality Client Portal. Waar voorheen meerdere bronnen geraadpleegd moesten worden om ETA’s van zeeschepen in kaart te brengen, kunnen de Ricoh-medewerkers deze ETA’s eenvoudig in de omgeving van het Client Portal terugvinden.
Martijn: “We gebruiken het portaal nu als ‘single source of truth’. Mede hierdoor hebben we een FTE (Full Time Equivalent) kunnen besparen.”
BTT deelt bovendien de ETA’s op de terminal in Bergen op Zoom via het Client Portal. Deze transparantie in het (barge)planningsproces in combinatie met de vaste vaarschema’s van de West-Brabant Corridor, het partnerschap waarin de bargecapaciteit van de verschillende deelnemende partijen gebundeld wordt, zorgt ervoor dat Ricoh steeds meer kan vertrouwen op data in het portaal.
Martijn: “De kracht van het portaal is de inzichtelijkheid in het planningsproces van BTT. De ETA bij BTT is voor ons essentieel. Doordat wij in een vroeger stadium weten wanneer een container op de inlandterminal aankomt, doen zich minder ad hoc leveringen voor en kunnen wij veel meer containers per barge laten vervoeren. Zo hebben we het aantal containers dat per truck vervoerd wordt kunnen terugbrengen van 10% naar 3% (!). Het proces is daarmee stabieler en duurzamer geworden.”
Positief doorwerkeffect informatie-uitwisseling zorgt voor vermindering aantal handlings
Doordat Ricoh al in een vroeg stadium de beschikbaarheid van de containers kan inzien, zijn zij in staat verder vooruit te plannen en tijdig in te spelen op probleemsituaties. Daarnaast worden verschillende prioriteringen toegekend aan de containers en gecommuniceerd met BTT en ook wordt de verwachte losdatum al eerder toegekend.
Sjoerd: “Doordat Ricoh dankzij deze inzichten nauwkeuriger plant, kunnen wij optimaal stacken en daarmee het aantal handlings verminderen.”
BTT: het delen van data resulteert in een nauwkeurige planning en uiteindelijk in een vermindering van het aantal handlings
Zo weet de planning van BTT de losdatum van de container nog voordat de barge is gearriveerd bij de terminal in Bergen op Zoom en kunnen containers zo optimaal mogelijk weggezet worden.
BTT & Ricoh kiezen er bovendien voor het gebruik van de e-CMR te integreren in het Client Portal. Ricoh geeft de doknummers door op de dag van lossing. Chauffeurs hoeven nu niet meer te stoppen bij de chauffeursbalie op het terrein van Ricoh. De e-CMR wordt direct na lossing via het portaal ondertekent. Ricoh heeft toegang tot de getekende documenten via het portaal en BTT weet wanneer de container leeg is en retour gehaald kan worden.
Sjoerd: “Voor ons vormt een getekend document het signaal dat een container gelost is en weer leeg opgehaald kan worden. Dit tijdig ‘leeg melden’ vormt bij sommige klanten een uitdaging maar in de samenwerking met Ricoh in combinatie met het Client Portal loopt dit fantastisch.”
Op deze manier verloopt niet alleen het importproces soepeler, maar ook de afhandeling van de documentatie en het ophalen van de lege containers.
Doordat Ricoh vroegtijdig informatie deelt, kan BTT beter inspelen op de vraag en zo de bargecapaciteit op- of juist afschalen.
De voordelen van het gebruikersbeheer van het Client Portal
Bij BTT maakt zo’n 75% van het klantenbestand gebruik van het Client Portal. De verschillende rechten per gebruiker maken het mogelijk dat ook andere stakeholders (anders dan debiteuren) toegang hebben tot de informatie die voor hen relevant is. Verschillende betrokken partijen uit de logistieke keten kunnen zo zelf de voortgang monitoren. Zo vindt er minder communicatie plaats via e-mail en telefoon en worden customer service en planning verlicht. Klanten die niet volgens een vast format werken kunnen de boekingsfunctie gebruiken van het Client Portal.
Het gebruik van het Client Portal sluit zo naadloos aan op de filosofie van BTT.
Sjoerd: “Wij geloven in transparantie en het tijdig delen van data. De samenwerking met Ricoh vormt een mooi voorbeeld van hoe wederzijdse informatie-uitwisseling leidt tot een gestroomlijnd en effectief proces aan beide zijden.”
Wilt u ook gebruik maken van de voordelen van onze Client Portal? Onze salesafdeling vertelt u graag over de mogelijkheden! Neemt u direct contact op met onze salesafdeling via sales@modality.nl of via +31 (0)180 531 035.
