Truck Operators die gebruik maken van de EDI-koppeling om voormeldingen te doen via Portbase moeten er rekening mee houden dat ze voor 31 december overgestapt zijn op de MCA Road API-koppeling. De API-koppeling zorgt er niet alleen voor dat communicatie veel sneller verloopt, het is ook mogelijk om via de API-koppeling direct statusinformatie op te vragen. Binnen enkele seconden na invoering van het dossier kun je zien of de container vrijgesteld is of niet en kun je anticiperen op probleemsituaties. Laura van Beers, mede-eigenaar van United Container Transport (UCT), ervaart sinds enige weken de voordelen van het werken met de API-koppeling. In dit artikel vertelt ze welke positieve impact het werken met de koppeling op de operatie heeft.
Snel en in een vroeg stadium statusinformatie verkrijgen
Om de overgang naar MCA Road zo soepel mogelijk te laten verlopen heeft Portbase een tijd lang gebruik gemaakt van een converter die de COPINO EDI-berichten omzet naar de MCA Road API-berichten. Per 31 december stopt de ondersteuning voor de EDI-converter. Truck Operators die MCA Road willen blijven gebruiken binnen hun Modality-systeem moeten voor het einde van het jaar, indien gewenst, de MCA Road API-interface laten integreren. UCT maakt sinds enkele weken gebruik van de API-koppeling en merkt nu al de positieve effecten hiervan. Een team van drie planners verzorgt dagelijks de aansturing van zo’n 40 tot 50 trucks. Voorheen werd een groot deel van de tijd besteed aan het verrichten van administratieve handelingen, waardoor de planners soms nauwelijks toekwamen aan het plannen zelf. Omdat je pas bij het verrichten van de definitieve vooraanmelding kon zien of een container vrijgesteld was of niet, moesten planningen continu last-minute aangepast worden en was het lastig om tijdig klanten te informeren.
Laura: “Met de statusinformatie die we terugkrijgen via de API-koppeling, zien we gelijk of een container gepland kan worden of dat er zaken nog niet in orde zijn. We zetten een opdracht met referentie- en containernummers in het systeem en krijgen binnen vijftien seconden reactie terug. Voorheen hadden we met tabbladen de websites van tien verschillende terminals open staan. Die informatie krijgen we nu vanuit het Modality-systeem. We hebben daardoor veel meer overzicht en kunnen al in een vroeg stadium contact opnemen met de klant wanneer er iets mis is. ”
Regeren is vooruitzien; beter kunnen plannen dankzij automatisering statusaanvraag
Het opvragen van statusinformatie gebeurt nu via de knop ‘Status Request’ in het Modality-systeem. In het oude EDI-scenario was het niet mogelijk deze informatie op te vragen. De MCA Road API-koppeling zorgt ervoor dat bij het invoeren van een dossier automatisch een verzoek tot ‘Status Request’ wordt verzonden, nog voordat de rit(ten) op een truck gepland zijn. De reactiesnelheid is bovendien vele malen hoger dan bij het voormalige EDI-scenario; enkele seconden in tegenstelling tot enkele minuten. De daadwerkelijke voormelding hoeft nu pas verricht te worden wanneer een rit ook echt ingepland staat. Dit kan ook op een eenvoudige manier direct vanuit het systeem.
Gebruik MCA-Road binnen Modality-systeem UCT
Laura: “Voor onze planners is het echt een aanvulling dat je vanuit het Modality-systeem duidelijk kunt zien of er iets mis is met een boeking. In dat geval maken we een screenshot vanuit het systeem en kunnen we deze direct doorsturen naar de klant. Onze planners kunnen daardoor weer vooruit gaan werken en zijn veel minder tijd kwijt met het verrichten van administratieve handelingen.”
Aankomsttijden zelfstandig aanpassen met behulp van Truck-APP
UCT wil in de nabije toekomst beter gebruik gaan maken van de Truck-APP. De chauffeur kan in de Truck-APP niet alleen alle laad- en losinstructies terugvinden, ook kan hij via de APP (buiten kantooruren) zelfstandig zijn aankomsttijd wijzigen wanneer het oorspronkelijke tijdslot niet gehaald wordt. De Truck-APP biedt de chauffeur meer inzicht en zelfstandigheid, waardoor in de weekenden en avonduren geen kantoorpersoneel ingeschakeld hoeft te worden om aankomsttijden te wijzigen.
Maakt u nog gebruik van de oude EDI-koppeling? En heeft u nog geen offerte ontvangen voor omzetting naar de nieuwe MCA-Road API-interface? Neem dan zo snel mogelijk contact met ons op via +31 (0) 180 531 035 of sales@modality.nl!
