Het automatiseren van de orderinvoer of opdrachtverwerking resulteert in een aantal belangrijke voordelen. Zeker wanneer het invoeren van ordergegevens nog handmatig gebeurt, levert het automatiseren hiervan een flinke tijdswinst op, reduceert het kosten en vermindert het de werkdruk bij operationele teams. Ook worden foutmarges geminimaliseerd. Het automatiseren van de opdrachtverwerking kan een flinke uitdaging zijn omdat verschillende klanten orders aanleveren op een manier die voor hen wenselijk is en niet snel van eigen procedures zullen afwijken. Binnen de intermodale containerlogistiek passen wij vier verschillende manieren van geautomatiseerde opdrachtverwerking toe. In de praktijk gebruiken onze klanten vaak een combinatie van meerdere manieren, zodat voor ieder format waarin orders aangeleverd worden een passende oplossing gevonden kan worden. In dit artikel leggen we uit welke vier methodes wij gebruiken om orderinvoer te automatiseren en wat de voor- en nadelen zijn van iedere afzonderlijke oplossing.
Het automatiseren van orderinvoer door middel van traditionele EDI-koppelingen
Partijen als Maersk, MSC, DHL en Kuehne+Nagel werken vaak met eigen EDI-scenario’s voor het uitwisselen van hun data. Dit kunnen bijvoorbeeld EDI-scenario’s zijn gebaseerd op Edifact, XML of JSON-bestanden. Onze klanten, in de rol van inland vervoerder, moeten zich confirmeren aan de manier waarop data door deze partijen aangeleverd wordt. Door middel van een EDI-koppeling met het Modality-systeem kunnen we ervoor zorgen dat deze data automatisch verwerkt wordt. Het nadeel van deze methode is dat je afhankelijk bent van de (on)mogelijkheden binnen ieder scenario en je voor iedere klant dus een individuele koppeling moet ontwikkelen. Bij dit soort bilaterale EDI-koppelingen is het vaak noodzakelijk de ordergegevens handmatig te verrijken, denk bijvoorbeeld aan informatie die in latere e-mails door de klant worden toegezonden.
Order entry via Modality Client Portal
Voor partijen die zelf geen EDI kunnen versturen biedt Modality de mogelijkheid om boekingen via een webportal in te voeren. Deze webportal, onze Modality Client Portal, is direct aangesloten op de database van het Modality-systeem. Data die via het Client Portal ingevoerd wordt, wordt rechtstreeks in de database verwerkt. Het Client Portal biedt ook de mogelijkheid om de voortgang van de ingevoerde orders te volgen (Track & Trace). Deze methode is vooral geschikt voor klanten die minder grote volumes boeken.
Geautomatiseerde opdrachtverwerking door Modality-API
Het ontwikkelen van een koppeling tussen het systeem van de klant en de Modality-API is de meest ideale oplossing voor beide partijen. De klant kan door middel van de API data via zijn of haar systeem rechtstreeks uitwisselen met het Modality-systeem. De data wordt volgens een aantal vaste specificaties aangeleverd en wordt vrijwel direct verwerkt. De koppeling wordt eenmalig ontwikkeld en vervolgens kan hier ieder geschikt klantsysteem op aangesloten worden. Het nadeel van deze methode is dat niet iedere partij bereid is de investering te doen om het eigen systeem te laten koppelen met de Modality-API.
Het automatisch inlezen van Pdf-bestanden via de Customer Service Optimizer
Wanneer klanten orders aanleveren in XLS, PDF, TXT of CSV-formaat en niet bereid zijn te investeren in de API-koppeling met het Modality-systeem, dan kan een koppeling met de Customer Service Optimizer van NexusZ uitkomst bieden. Modality is de exclusieve aanbieder van de CS-Optimizer welke ervoor zorgt dat bijvoorbeeld PDF-orders automatisch verwerkt worden tot operationele Modality-orders. Voor iedere type order (en dus voor iedere klant) wordt een template ontwikkeld die data uit een XLS, PDF, TXT of CSV-bestand vertaalt naar JSON-formaat en via de Modality-API in het systeem verwerkt. Dit kan volledig automatisch gebeuren of met een tussentijdse check van een Customer Service medewerker. Het voordeel van deze methode is dat de opdrachtverwerking geautomatiseerd kan worden zonder dat er aanpassingen (of minimale aanpassingen) nodig zijn vanuit de klantzijde. Het nadeel van deze methode is dat die foutgevoeliger en instabieler is dan een rechtstreekse API. Zo kunnen gescande documenten niet altijd goed uitgelezen worden en bestaat het gevaar dat een document van structuur verandert en een template geherdefinieerd moet worden. Echter levert automatisering van de opdrachtverwerking ten opzichte van handmatige invoer een flinke tijdwinst en kostenbesparing op. In onze casestudy met Optimodal kunt u lezen hoe de integratie met de Customer Service Optimizer ervoor heeft gezorgd dat een groei in volume van 8% met dezelfde (medewerkers)capaciteit kon worden verwerkt.
Combinatie methodes zorgt voor het beste resultaat
Het automatiseren van de orderverwerking levert zoals eerder gezegd een scala aan voordelen op. In een ideaal scenario zou de orderverwerking volledig geautomatiseerd worden door middel van een koppeling tussen het klantsysteem en de Modality-API. De praktijk is vaak weerbarstiger omdat je met verschillende klantwensen-, eisen en mogelijkheden te maken hebt. Wij passen voor onze klanten dan ook vaak een combinatie van de verschillende methodes toe. We kijken naar het top 50 bestand van onze klanten en beoordelen per klant uit deze top 50 wat de meest efficiënte en haalbare interface methode is.
Wilt u meer weten over het automatiseren van uw opdrachtverwerkingsstromen? Neem dan direct contact met ons op!
